كيف يمكن لبرامج الموارد البشرية تعزيز إنتاجية المشروعات الصغيرة؟
الانتاجية
الموارد البشرية هي جزء لا يتجزأ من أي منظمة لاهتمامها بالموظفين، فهم الذين يقومون يوميا ببذل الجهد لإتمام كل ما هو لازم.
ومع ذلك، فإن إدارة أنشطة الموارد البشرية قد تصبح مهمة صعبة إن لم تتوفر الأدوات المناسبة، مما يضر بإنتاجية شركتك بشكل ملحوظ. فالاعتماد على الأنظمة الورقية ليس هو السبيل للنجاح في عصرنا ووقتنا هذا.
مثل هذه الأنظمة البدائية يجعل جميع أنشطة الموارد البشرية أكثر تعقيدًا مما ينبغي. فهي لا توفر التنظيم والهيكلة المناسبة وتترك مساحة للأخطاء البشرية. وبظهور أنظمة إدارة الموارد البشرية (HRMS)، أصبحت إدارة الموارد البشرية بالأنظمة الورقية شيئًا من الماضي.
نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) هو نظام يهدف إلى آلية أنشطة الموارد البشرية بشكل كامل بداية من تخزين معلومات الشركة ومعلومات الموظفين إلى متابعة احتياجات الموظفين المختلفة. يقدم المئات من موفري خدمات أنظمة إدارة الموارد البشرية مميزات مختلفة ومستويات متفاوتة من الانظمة، لذلك يفضل مقارنة جميع أنظمة إدارة الموارد البشرية المتاحة من أجل اختيار النظام الأمثل الذي يناسب كل احتياجاتك.
وبالرغم من وجود اختلافات كثيرة بين أنظمة إدارة الموارد البشرية المختلفة، لا تزال هناك مجموعة من المميزات الأساسية المتوقع أن تتوافر في أي نظام للموارد البشرية.
ما هي الميزات المتوقع توافرها في نظام إدارة الموارد البشرية الشامل؟
متجر المستنداتتعد هذه الخاصية من المميزات الضرورية ومفتاح نجاح المؤسسات بغض النظر عن حجمها. إن امتلاك خاصية متجر المستندات يعني أن نظام إدارة الموارد البشرية سيكون متجرًا شاملاً لتخزين جميع أنواع المستندات الرسمية وتوفير راحة البال المطلقة.
يمكن أن تكون هذه المستندات للشركة نفسها أو لموظفيها. ولا تقتصر ميزة مخزن المستندات على تخزين المستندات، ولكن أيضًا ربطها بالموظفين المطابقين، والأهم من ذلك إرسال رسائل تذكير إلى موظف الموارد البشرية عندما تقترب صلاحية المستند على الانتهاء.
هذا يعني أن استخدام نظام إدارة الموارد البشرية يساعد على عدم تفويت أي من مواعيد التسليم المهمة، كما أنه يقوم بتجديد المستندات دائمًا في الوقت المحدد لتجنب العقوبات وضمان راحة البال. علاوة على ذلك، تساعد هذه الخاصية أيضًا في زيادة الإنتاجية مما يسمح للمؤسسات بالتركيز على الأمور الأكثر أهمية.
إدارة الإجازات
تعد هذه الخاصية من المزايا المهمة، فهي تساعد على تسهيل عملية طلب الموظفين إجازاتهم.
بدون نظام إدارة الموارد البشرية، يتعين على الموظف تقديم الكثير من الطلبات والمرور بالكثير من المراحل للحصول على الموافقة على إجازاتهم. وهذه العملية عادة ما تكون غير منظمة وتستغرق وقتًا أطول بكثير مما لو تم طلب الإجازة من خلال نظام إدارة الموارد البشرية.
تتيح خاصية إدارة الإجازات في نظام إدارة الموارد البشرية للموظفين طلب الإجازات الخاصة بهم باستخدام بوابة الخدمة الذاتية، بالإضافة إلى الموافقة على تلك الإجازات من قبل مديريهم من خلال سير عمل محدد يمكن للشركة تحديده.
ويتضمن أيضا النظام خاصية الإخطارات والتي من شأنها إخطار كل من الموظف ومديره عندما يحتاج لاتخاذ إجراء بشأن طلب معين.
خطابات الموارد البشرية
تتضمن خطابات الموارد البشرية مستندات مثل:
- مفردات المرتب
- وإثبات الوظيفة
- وعددًا من المستندات الأخرى التي قد يحتاجها بعض من الموظفين عدة مرات كل شهر في حالة احتياجهم لإكمال أي أوراق رسمية.
وبالرغم مما يبدو عليه بساطة الأمر حيث إنه من السهل إيجاد نماذج ثابتة لمثل هذه الخطابات، ولكن اصدار ومتابعة هذه الخطابات بدون نظام إدارة الموارد البشرية يصبح شاقا للغاية. لذلك، يعد نظام إدارة الموارد البشرية مع خاصية خطابات الموارد البشرية الرقمية مفتاحًا لزيادة الإنتاجية وتبسيط العمل.
يتم تخزين جميع النماذج اللازمة لخطابات الموارد البشرية في نظام إدارة الموارد البشرية، ويستخدم الموظف بوابة الخدمة الذاتية لطلب خطاب الموارد البشرية اللازم، وينتظر الموافقة.
بمجرد منح الموافقة، يكون خطاب الموارد البشرية جاهز، وكل ذلك بنقرة زر واحدة. لحسن الحظ، فإن نظام إدارة الموارد البشرية في CorporateStack من الانظمة المتقدمة للغاية ويستخدم في دول مثل الإمارات العربية المتحدة وبقية دول مجلس التعاون الخليجي لما يقدمه هذا النظام من الخصائص الموفرة للوقت.
تجهيز كشوف المرتبات
تعد مهمة تجهيز كشوف المرتبات من أكثر المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً لقسم الموارد البشرية، إن لم تكن أكثرها. ومع ذلك، فهي أيضًا عرضة للأخطاء نظرًا لاحتوائها على كمية هائلة من الأرقام وأرصدة الحسابات البنكية.
إن القيام بهذه المهمة يدويًا يستغرق الكثير من الوقت. ولذلك يجب أن يحتوي نظام إدارة الموارد البشرية الناجح على برنامج يقوم بتجهيز كشوف المرتبات وربطها بعدد أيام إجازة الموظف، وراتبه، وان توجد عليه أي من القروض وما إلى ذلك، للحصول على نظام سهل وسريع.
إن نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) في CorporateStack جهز خصيصا لشركات الإمارات العربية المتحدة مثل دبي، ودول مجلس التعاون الخليجي بالأخص. مما يعني أنه تم تطويره مع مراعاة ظروف المنطقة وهي ميزة لا تتوفر على نطاق واسع من قبل مقدمي الخدمات الآخرين.
جذب المواهب
يعد جذب مواهب جديدة والبحث عن مجموعة من المرشحين المحتملين للوظائف جزءًا لا يتجزأ من وظائف أي قسم للموارد البشرية. فهذه هي المهمة التي يتم من خلالها تعيين موظفين جدد، وبدون نظام او برنامج إدارة الموارد البشرية المناسب، فإن هذه العملية التي قد تبدو بسيطة، يمكن في الواقع أن تصبح في منتهى التحدي.
تسمح خاصية جذب المواهب لقسم الموارد البشرية بمعرفة وتتبع جميع المتقدمين للوظائف المتاحين بكل تفاصيلهم المخزنة والمتاحة للعرض بمجرد الحاجة إليها.
كما يمكن للمتقدمين أيضًا المرور بمراحل التأهيل بدءًا من وقت تقديمهم، إلى مرحلة اختيار المرشح الأقرب، وصولاً إلى وقت تعيين الموظف المناسب للوظيفة. فهذه الميزة ببساطة تقوم بتوفير طريقة منظمة لفحص المتقدمين وسيرتهم الذاتية لتعيين الأفضل.
التحليلات
يعد الحصول على نظرة شاملة لجميع الأنشطة المتعلقة بالموارد البشرية أمرًا في غاية الأهمية ويساعد على تعزيز كفاءة الأعمال التجارية الصغيرة.
فالشركات الأصغر حجما (والشركات الكبيرة في بعض الأحيان) تحتاج إلى رؤية أوضح حول مؤسساتهم من أجل الحصول على المعلومات التي تسمح لها باتخاذ القرارات الصحيحة.
لذلك، يجب أن يوفر نظام إدارة الموارد البشرية الناجح خاصية لوحة المعلومات التفاعلية والتي تقوم بعرض مخططات ومعلومات إحصائية للشركة. ولحسن الحظ فإن نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) في CorporateStack يوفر مجموعة من لوحات المعلومات المفيدة للغاية والقابلة للنقر التي تنقل رؤية الموارد البشرية إلى مستوى متقدم، وهي حقًا من الخصائص المهمة لأنظمة الموارد البشرية خاصة في دولة الإمارات العربية المتحدة.
